Waarom installateurs moeite hebben met factuuropvolging
De meeste installateurs sturen een factuur en wachten af. Als die niet betaald wordt is het opvolgen ongemakkelijk — je wilt de klantrelatie niet beschadigen. Maar wachten kost je geld.
Het probleem is niet dat klanten niet willen betalen — het probleem is dat installateurs geen systeem hebben voor opvolging. Ze zijn bezig met de volgende klus en de factuur van vorige week schiet er gewoon bij in.
Wat kost een onbetaalde factuur je echt?
Een onbetaalde factuur kost je meer dan alleen het bedrag zelf. Het kost je ook tijd — elke keer dat je eraan denkt, elke keer dat je belt en elke keer dat je een herinnering stuurt.
Rekenvoorbeeld: Je hebt 150 klussen per jaar met een gemiddelde factuur van €667. Als 15% niet op tijd betaalt zijn dat 22 facturen × €667 = €14.674 aan openstaande bedragen. Als je die gemiddeld 45 dagen later ontvangt loop je maandelijks bijna €1.200 mis aan cashflow.
Het juiste opvolgschema voor facturen
Een goed opvolgschema is vriendelijk maar consequent. Hier is wat werkt voor installateurs:
Direct na de klus — factuur versturen
Stuur de factuur zo snel mogelijk na de klus — bij voorkeur dezelfde dag. Hoe sneller je factureert, hoe sneller je betaald wordt.
Dag 1 na vervaldatum — eerste herinnering
Vriendelijke herinnering: "Beste [naam], mogelijk is onderstaande factuur u ontgaan. Kunt u betaling zo snel mogelijk regelen?"
Dag 7 na vervaldatum — tweede herinnering
Directere toon: "We hebben u vorige week herinnerd aan de openstaande factuur. Kunt u vandaag betalen of contact opnemen?"
Dag 14 na vervaldatum — laatste herinnering
Duidelijke taal: "Dit is onze laatste herinnering. Bij uitblijven van betaling zijn wij genoodzaakt incassomaatregelen te nemen."
Na dag 14 — incasso of bellen
Als drie herinneringen niets opleveren bel je de klant persoonlijk of schakel je een incassobureau in.
Tips voor effectieve factuuropvolging
1. Stel duidelijke betalingstermijnen in
Vermeld altijd een concrete betalingstermijn op je factuur — 14 of 30 dagen. Hoe korter de termijn, hoe sneller je betaald wordt. Veel installateurs hanteren standaard 30 dagen maar 14 dagen is heel normaal voor particuliere klanten.
2. Maak betalen zo makkelijk mogelijk
- Vermeld je IBAN duidelijk op de factuur
- Voeg een betaallink toe via iDEAL of Tikkie
- Stuur de factuur per mail — niet alleen per post
- Vermeld het factuurnummer zodat de klant makkelijk kan verwijzen
3. Stuur facturen direct — niet aan het einde van de maand
Veel installateurs verzamelen facturen en sturen ze aan het einde van de maand. Dat betekent dat een klus van dag 1 pas op dag 30 gefactureerd wordt — en dan nog eens 14-30 dagen wacht op betaling. Factureer direct na de klus.
Hoe automatiseer je factuuropvolging?
Handmatig herinneringen sturen is tijdrovend en je vergeet het. Een automatisch systeem stuurt herinneringen op het juiste moment — zonder dat jij er iets voor hoeft te doen.
- Factuur verstuurd → systeem houdt de vervaldatum bij
- Dag 1 na vervaldatum → automatische eerste herinnering verstuurd
- Dag 7 → automatische tweede herinnering verstuurd
- Dag 14 → automatische laatste herinnering verstuurd
- Betaald → systeem registreert de betaling en stuurt een betalingsbevestiging
Wat doe je als een klant echt niet betaalt?
Als drie herinneringen niets opleveren heb je een paar opties:
- Persoonlijk bellen — direct en effectief. De meeste klanten betalen alsnog na een telefoongesprek.
- Incassobureau inschakelen — bij facturen boven €500 is dit de moeite waard. Kosten worden meestal verhaald op de schuldenaar.
- Wettelijke rente en incassokosten — bij zakelijke klanten heb je recht op wettelijke rente en incassokosten na de vervaldatum. Vermeld dit op je factuur.
- Klant blokkeren — als een klant structureel niet betaalt stop je met werken voor hem.